---

Нов закон и нови изисквания за работодателите: създаване на вътрешен ред за подаване на сигнали и други задължения за работодателите с българския Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН; Whistleblowing act)

Адв. д-р Даниела Симеонова-Коруджиева

В изпълнение на задължението за транспониране на Директива (ЕС) 2019/1937, бе приет нов закон: Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

Той е в сила от 4 май 2023 за работодателите в публичния сектор и някои работодатели от частния (с над 250 работници или служители). За работодателите с между 50 и 249 служители, законът влиза в сила от 17 декември 2023 г.

Целта на новия ЗЗЛПСПОИН или както става популярен в практиката – български Whistleblowing act, е да предостави необходима защита на всички лица (служители, работници, изпълнители и др.), които сигнализират за нарушения, станали им известни при работа. Т.е. това са най-често именно работници, служители и други лица – например изпълнители по договор, които имайки информация за нарушение, извършено от техния работодател или възложител, решават да сигнализират за него.

Прочети още: Нов закон и нови изисквания за работодателите: създаване на вътрешен ред за подаване на сигнали и други задължения за работодателите с българския Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН; Whistleblowing act)

Видовете нарушения, за които може да се сигнализира са различни – например нарушения на трудовото законодателство, режима на обществените поръчки, защитата на потребителите и др.

Подаването на сигнал може да стане по следните начини:

•  чрез т.нар. вътрешен канал за подаване на сигнали,
• чрез подаване на сигнала пред Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).
• чрез публично оповестяване (медии, социални мрежи)

Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) предвижда нови задължения и отговорности за работодателите с над 50 работници и служители.

Накратко казано две са основните задължения за обхванатите от Закона работодатели –  следва да създаде вътрешен канал за подаване на сигнали и със заповед да определи служител, който да приема и обработва тези сигнали.  

Т.е. да се определи ред как и на кого. Налице е изискване определеното лице да е служител на работодателя на трудов договор. Няма други условия към това лице (например образование или длъжност). За разлика от личните данни тук не може да е външно, по договор, както например е възможно при длъжностното лице за защита на личните данни (ДЛЗД). В становище КЗЛД разяснява, че per argumentum a contrario от чл. 14, ал. 5 от ЗЗЛПСПОИН, не се допуска задължени субекти по чл. 12, ал. 1, т. 1 (т.е. работодатели в публичния сектор), да възлагат функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН на физически или юридически лица, извън тяхната структура. Вследствие на това, в случай че административният орган се полза от услугите на външно ДЛЗД, то не може да изпълнява функциите на служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН. Най-често в практиката биват натоварвани служители от Човешки ресурси, ТРЗ, счетоводство или др. подобни.

Задълженият субект (работодател) няма законово задължение да информира КЗЛД за определения служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН. Такава информация се предоставя само при изрично поискване от КЗЛД за целите на упражнявания от нея контрол по ЗЗЛПСПОИН.

Задължените субекти по ЗЗЛПСПОИН (т.е. работодатели) следва да изработят и приемат свои правила и процедури за приемане, регистриране и разглеждане на устни и писмени сигнали по смисъла на този закон.

Налице е задължение за създаване и водене на регистър на сигналите (със заповед или друг акт на задълженото лице), който не е публичен и съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето и;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала.

Информацията, вписана в регистъра,  следва да се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.

Подаването на сигнал по вътрешния канал става по следния начин (чл. 15):

• Сигналът се подава до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено, включително чрез електронна поща, или устно. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.
• За регистрирането на сигнали се използва формуляри по образец, утвърден от националния орган за външно подаване на сигнали, който съдържа най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

• Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляр. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.
• Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
• Ако сигналът не отговаря на изискванията (въведени в чл. 15 ал. 1), на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
• Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на този закон и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Задължения на лицето, отговарящо за разглеждането на сигналите:

Съгласно чл. 16 служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да:

1. получават сигналите и потвърждават получаването им в срок от 7 дни след получаването;

2. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;

3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;

4. предоставят обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;

5. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно – към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;

6. документират устни сигнали;

7. поддържат регистър на подадените сигнали;

8. изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства;

9. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;

10. предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;

11. в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени:

а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;

б) предлагат на задължения субект по чл. 12, ал. 1 предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Всеки постъпил сигнал следва да получи УИН, който се дава от КЗЛД, като целта е да се получи индивидуализация и проследимост на всеки сигнал (чл. 19, ал. 2, т. 2 във вр. с т. 4 и 5 и чл. 2), както и да се осигури свързаност (отчетност и контрол) между регистрите (чл. 29, ал. 1).

УИН е реквизит на утвърдения от КЗЛД образец на формуляр за регистриране на сигнал. Самият сигнал и материалите по него, вкл. и формуляра за регистрирането му (по образеца, утвърден от КЗЛД), когато е подаден по вътрешния канал към задължените субекти, не се предоставят на КЗЛД.

За получаване на УИН лицето, което регистрира сигнала, предоставя единствено следните данни:

– Наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигналът;

– Идентификационни данни на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала;

– Предмет на сигнала (област);

– Начин на получаване на сигнала (писмено или устно).

Тази информация служи за контролни, административнонаказателни и статистически цели на КЗЛД. Задълженият субект отразява информацията за получения УИН в регистъра по чл. 18, ал. 2, който води.

УИН се получава незабавно след получаването на сигнал, постъпил в рамките на работното време на задължения субект. За сигнали, получени след края на работното време на задължения субект, УИН се получава в първия работен ден, следващ постъпването на сигнала.

Задълженият субект (т.е. работодателят):

1. въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала по чл. 16, т. 11, буква „б“, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;

2. приоритизира по предварително определени критерии и правила разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения;

3. прекратява проверката:

а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по този закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;

б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;

4. изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

(2) В случаите, когато проверката е прекратена на основание ал. 1, т. 3, букви „а“ и „б“, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали.

Установеното със закон задължение за работодателите (задължени по закона лица) се контролира от КЗЛД и в закона са предвидени санкции от 1000 до 5 000  лева, респ. от  5 000 до 20 000 лева за юридически лица за първо нарушение и за повторно нарушение глоба от 5000 до 10 000 лв. или имуществена санкция в размер от 10 000 до 30 000 лв.

Накратко казано, най-необходимото по изпълнение на задълженията от обхванатите от закона работодатели е:

·       да се създаде ред за подаване на такива сигнали – например нарочен имейл, който да се обяви и

·       със заповед да се определи длъжностно лице, служител на работодателя, което да ги обработва (евентуалните сигнали), да ги регистрира в КЗЛД (получава се УИН), проучва сигнала и изготвя доклад.

КЗЛД издаде и публикува на 4 август 2023 г. Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл.18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни.

КЗЛД публикува и други насоки, подпомагащи работодателите, задължени лица по Закона при изпълнение на установените задължения.

С решение на КЗЛД от 19.04.2023 г. е утвърден Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

На основание § 9 формулярът за регистриране на сигнал се предоставя за използване на всички задължени по ЗЗЛПСПОИН субекти.

Утвърденият от КЗЛД формуляр е задължителен за служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала, но не е задължителен за сигнализиращите лица – те обаче могат да го ползват, при желание от тяхна страна или ако считат, че ги улеснява при подаването на сигнала.

Ако сигнализиращо лице подаде сигнал във форма, различна от утвърдения от КЗЛД формуляр, служителят, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала, е длъжен да въведе информацията от сигнала в утвърдения формуляр.

Както се посочи, целта на новия ЗЗЛПСПОИН (Whistleblowing act), е да предостави защита на всички лица (служители, работници, изпълнители и др.), които сигнализират за нарушения, станали им известни при работа.

Законът, в чл. 36 предвижда освобождаване от отговорност  на сигнализиращите лица, а именно:

• Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление.
• Сигнализиращите лица не носят отговорност за нарушаване на ограниченията за разкриване на информация, предвидени с договор, законов или подзаконов нормативен акт или административен акт, при условие че имат основателни причини да считат, че подаването на сигнал или публичното оповестяване на информацията е било необходимо за разкриване на нарушението.
• Когато лице подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, попадащи в обхвата на този закон, и тази информация включва търговска тайна и когато това лице отговаря на условията на този закон, това подаване на сигнал или публично оповестяване се счита за правомерно по смисъла на чл. 7, ал. 2 от Закона за защита на търговската тайна.

Предвиждат се и следните мерки за подкрепа на сигнализиращите лица:

• безплатни и достъпни информация и съвети относно процедурите и мерките за защита; /предоставя се от КЗЛД/
• помощ пред всеки орган, необходима за тяхната защита срещу репресивни ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имат право на защита по този закон; /предоставя се от КЗЛД/
• правна помощ в наказателни, граждански, административни и в международни спорове по граждански дела, свързани със защитата на сигнализиращото лице във връзка с подадения от него сигнал или оповестената информация, в съответствие със Закона за правната помощ; /предоставя се от Националното бюро за правна помощ/
• извънсъдебно разрешаване на презгранични спорове чрез медиация в съответствие със Закона за медиацията. /предоставя се от медиатор, вписан в Единния регистър на медиаторите/

Няма срок за защита на лицата, подаващи сигнал. Нито Директива (ЕС) 2019/1937, нито законът въвеждат срок за осигуряване на защитата на лицата, на които тя се дължи.

---